Prosedur Penyerahan Informasi

Ruang Lingkup

Prosedur penyerahan informasi di Puslit Bioteknologi LIPI. Prosedur ini terkait erat dengan sistem pengumpulan informasi kegiatan termasuk hasil penelitian di Puslit Bioteknologi LIPI yang dilaksanakan oleh sivitas dan mengatas namakan Puslit Bioteknologi LIPI

Tujuan

Pengelolaan data dan informasi Satker yang dapat menunjang pengambilan keputusan oleh pimpinan di Pusat Penelitian Bioteknologi LIPI, dalam proses pelaksanaannya ditugaskan pada Sub Bidang Pengelolaan Hasil Penelitian sebagai unit pengelola dokumentasi informasi hasil penelitian, repositori karya ilmiah dan depositori data primer di lingkungan Pusat Penelitian Bioteknologi LIPI.

Penanggung Jawab

  • Kepala Pusat
  • Kepala Bidang Pengelolaan dan Diseminasi Hasil Penelitian (PDHP)
  • Kepala Bagian Tata Usaha (TU)
  • Kepala Laboratorium
  • Kepala Sub Bidang Pengelolaan Hasil Penelitian (PHP)
  • Kepala Sub Bagian Umum (Arsip)
  • Pustakawan Perpustakaan Pusat Penelitian Bioteknologi LIPI
  • Arsiparis Pusat Penelitian Bioteknologi LIPI
  • Pengelola Teknologi dan Informasi Puslit Bioteknologi LIPI

 Definisi Istilah

  • Informasi adalah keterangan, pernyataan, gagasan, dan tanda-tanda yang mengandung nilai, makna, dan pesan, baik data, fakta maupun penjelasannya yang dapat dilihat, didengar, dan dibaca yang disajikan dalam berbagai kemasan dan format sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi secara elektronik ataupun nonelektronik.
  • Informasi Publik adalah informasi yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim, dan/atau diterima oleh suatu badan publik yang berkaitan dengan penyelenggara dan penyelenggaraan negara dan/atau penyelenggara dan penyelenggaraan badan publik lainnya yang sesuai dengan Undang-Undang ini serta informasi lain yang berkaitan dengan kepentingan publik.
  • Informasi hasil penelitian adalah informasi yang dihasilkan dari kegiatan penelitian baik berupa informasi produk, dataset, metode, formula dan lainnya.
  • Repositori adalah sistem penyimpanan dan akses ke karya ilmiah yang dihasilkan dari penelitian dan/atau pengembangan, survei, atau pemikiran sistematis yang dilakukan oleh Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia maupun pihak lain yang bekerja sama dengan Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia.
  • Depositori adalah sistem penyimpanan data primer yang dihasilkan dari penelitian dan/atau pengembangan, survei, atau pemikiran sistematis yang dilakukan oleh Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia maupun pihak lain yang bekerja sama dengan Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia.
  • Data Primer adalah kumpulan fakta objektif yang dapat berbentuk teks, gambar, rekaman suara atau video, bilangan atau simbol dan dapat dijadikan sebagai dasar empiris untuk penelitian.
  • Penelitian adalah kegiatan yang dilakukan menurut kaidah dan metodologi ilmiah untuk memperoleh data dan informasi yang berkaitan dengan pemahaman, pembuktian kebenaran atau ketidakbenaran suatu asumsi atau hipotesis, dan penarikan kesimpulan ilmiah
  • Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
  • Petugas dokumentasi lab/subbag/subbid adalah staf lab/subbag/subbid yang ditunjuk oleh kepala lab/subbag/subbid untuk mengumpulkan, mengkompilasi dan merangkum informasi di unit kerja tersebut. Petugas dokumentasi adalah staf yang dapat dihubungi terkait dokumentasi informasi di suatu unit kerja.

Waktu dan Tempat

Waktu pelaporan dilakukan setiap memperoleh hasil penelitian baru.

Tempat pelaksanaan pelaporan adalah di Puslit Bioteknologi LIPI di Jl. Raya Bogor Km 46, Cibinong, Bogor 16911

Referensi

 

Prosedur penyerahan informasi

  • Pengumpulan informasi dilaksanakan oleh petugas laboratorium/kegiatan/struktural/PME yang ditunjuk dengan cara mengentri/input data informasi hasil penelitian penelitian ke dalam aplikasi SISINFO-PHP. Bentuk laporan tercetak di serahkan ke Subid PHP.
  • Petugas staf Subid PHP memverifikasi kelengkapan data yang masuk ke aplikasi tersebut, jika sesuai maka data informasi hasil penelitian Kasubid PHP untuk diperiksa kesesuaian data dan kelengkapannya.
  • Jika sudah lengkap, Kasubbid PHP menyerahkan pada Kabid PDHP untuk diperiksa dan disetujui. Jika tidak sesuai maka dikembalikan ke petugas laboratorium/kegiatan/struktural/PME yang ditunjuk untuk dilengkapi dan diinput ulang di Aplikasi SisINFO-PHP BIOTEK.

             Data informasi hasil penelitian dikatakan tidak sesuai jika :

dikumpulkan tetapi beda format

mengumpulkan namun tidak lengkap/tidak sesuai permintaan

mengumpulkan namun data merupakan gabungan beberapa hasil penelitian

tidak ditandatangani kepala laboratorium [versi cetak dan elektronik]

data tidak diinput di SisINFO-PHP BIOTEK maka tidak dianggap sebagai capaian kinerja lab

data yang tidak lengkap tidak diverifikasi untuk ditampilkan di Aplikasi SisINFO-PHP BIOTEK dan tidak dicatat sebagai capaian kinerja.

 

  • Kabid PDHP memeriksa dan menyetujui data hasil penelitian yang diperoleh dari Kasubid PHP. Jika data informasi hasil penelitian sudah disetujui, maka diserahkan ke Kapus untuk disahkan. Jika tidak disetujui, Kabid PDHP mengembalikan data informasi hasil penelitian ke Kasubid PHP untuk dikembalikan dan dilengkapi oleh pihak pelapor terkait.
  • Kepala Pusat menerima, memeriksa dan menilai dokumen dengan dukungan tim Ad Hoc PME (dalam penilaian dan kompilasi data laporan), jika ada kekurangan dokumen dikembalikan ke pelapor terkait.
  • Kapus mengesahkan data informasi hasil penelitian
  • Data informasi hasil penelitian yang sudah disahkan Kapus tersebut ditampilkan di Aplikasi SisINFO-PHP BIOTEK, sedangkan bentuk tercetaknya (hardcopy) diserahkan ke unit arsip melalui Kepala Bagian Tata Usaha dan Kepala Sub Bagian Umum.
  • Selesai

 

DIAGRAM ALUR PROSEDUR PENYERAHAN INFORMASI